Pernah berpikir bagaimana caranya ribuan produk di gudang tersusun rapih, tidak berantakan dan mudah ditemukan ? Disinilah peran Warehouse Management System atau biasa disebut WMS menjadi penting. Bayangkan saja, jika Anda memiliki bisnis besar yang sedang trending, Anda setiap harinya akan mendapat pesanan yang masuk. Lalu cara pesanan dapat diproses dengan cepat dan akurat tanpa membuat pekerja kewalahan adalah dengan menggunakan Warehouse Management System.
Secara sederhana setiap perusahaan khususnya yang bergerak di bidang logistik, perlu membutuhkan alur kerja yang jelas dan akurat dengan gudang penyimpanan seperti WMS (Warehouse Management System). Ini adalah software penting untuk membuat operasional gudang berjalan lancar sesuai dengan apa yang sudah direncanakan perusaahaan.
Warehouse Management System (WMS) memiliki tujuan menjadi tempat penyedia prosedur komputerisasi untuk memantau pergerakkan picking dan pengambilan. Namun, bagaimana konsep sebenarnya dari Warehouse Management System dan mengapa bagi perusahaan atau bisnis membutuhkannya ? Berikut Penjabarannya secara rinci.
Apa Sebenarnya Konsep Warehouse Management System itu ?
Warehouse Management System (WMS) adalah sistem yang dirancang untuk mempermudah proses kinerja manajemen dan operasional pekerja di gudang secara end to end process.
Sederhananya arti WMS sendiri adalah sistem yang dapat membantu perusahaan khususnya bagian logistik, mengelola bisnis mulai dari gudang sampai pada picking dan pengambilan produk di rak. Hal ini meliputi proses stok barang datang sampai persiapan stok barang untuk pengiriman.
Sistem manajemen gudang pada rak menggunakan konsep, menciptakan proses pergudangan, seperti pelacakkan, penyimpanan, pengemasan dan pengiriman produk, yang membuat proses arus barang menjadi lebih terukur.
Dengan penggunaan barcode atau berisikan kode unik diseluruh bagian penyimpanan rak. Membuat penggunaan WMS dapat memberikan lokasi dan penempatan produk tersebut yang kemudian akan direkam dalam sistem menggunakan scan barcode. Tujuannya agar setiap produk yang akan disimpan dan keluarkan tidak akan terselip.
Dengan begitu, Anda dapat mengetahui produk yang akan masuk dan keluar di dalam gudang, karena penempatan produk di gudang dapat disesuaikan pada setiap jenis produk yang ada di rak sampai produk pesanan tervalidasi dan siap untuk dikirimkan kepada pelanggan.
Fungsi Sistem Warehouse Management System
Salah satu fungsi utama sistem Warehouse Management System adalah meminimalisirkan risiko seperti kehabisan stok atau overselling dan human error yang terjadi digudang dan meningkatkan produktivitas penyimpanan produk.
Berikut ini, fungsi dari warehouse management system :
| No. | Fungsi Sistem Warehouse Management System |
| 1 | Pengelolaan pesanan dapat dipantau dengan mudah, mulai dari proses penyimpanan, pengepakan, pengambilan sampai pengiriman barang. |
| 2 | Pelacakan persediaan juga dapat dipantau semua pergerakkan barang masuk dan keluar dari gudang, hingga Anda dapat mengetahui jumlah persediaan yang tersedia |
| 3 | Mempermudah proses pada saat melakukan penempatan dan pengambilan melalui barcode guna mencegah adanya kesalahan pengambilan barang |
| 4 | Stok barang di gudang dapat di kontrol yang membuat produk tidak akan terjadi overselling |
| 5 | Dapat meningkatkan produktivitas tenaga kerja, karena sudah mengetahui alur kerja yang dilakukan di gudang |
Keutungan
Jika Anda menggunakan warehouse management system, Anda akan mendapatkan beberapa keuntungan yang bisa didapatkan. Berikut beberapa keuntungannya sebagai berikut :
Efisiensi: WMS membantu mengotomatiskan banyak proses sehingga meningkatkan efisiensi operasional gudang.
Akurasi: Data persediaan yang akurat mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok.
Arahan: WMS memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap persediaan sehingga perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik.
Penghematan Biaya: Dengan meminimalkan kesalahan dan meningkatkan efisiensi, WMS dapat membantu mengurangi biaya operasional gudang.
Peningkatan Pelayanan Pelanggan: Pesanan dapat diproses lebih cepat dan akurat, meningkatkan kepuasan pelanggan.
Pengelolaan Ruang yang Optimal: WMS membantu dalam mengoptimalkan penggunaan ruang gudang sehingga dapat menampung lebih banyak barang.
Integrasi dengan Sistem Lain: WMS dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti ERP (Enterprise Resource Planning), sehingga informasi dapat mengalir dengan lancar.
Proses Sistem Manajemen Gudang
Sistem Manajemen Gudang terdapat proses yang perlu dilalui, mulai dari proses penerimaan barang (masuk) dan keluarnya produk, stock opname, sampai proses pengiriman produk kepada pelanggan.
Jadi, mari kita bahas satu persatu, dengan berikut penjelasannya :
1. Proses Inbound
Proses inbound adalah tahap awal di dalam pergudangan. dimana pada tahap ini produk yang baru datang dari pemasok akan diterima dan diperiksa.Proses ini meliputi:
Penerimaan Barang: Barang yang masuk didokumentasikan dan diverifikasi dengan dokumen pengiriman.
Pemeriksaan Kualitas: Barang diperiksa untuk memastikan kualitas, kuantitas, dan kondisi barang sesuai dengan pesanan.
Penerimaan Barang ke Sistem: Data barang yang diterima dimasukkan ke dalam sistem manajemen gudang untuk memperbarui stok.
Penempatan Barang: Barang yang telah diterima ditempatkan di lokasi penyimpanan yang telah ditentukan berdasarkan jenis barang, frekuensi pengambilan, dan kapasitas penyimpanan.
Adanya sistem WMS, bertujuan untuk membantu Anda dalam mencatat setiap proses inbound tersebut guna mencegah terjadinya kesalahan jumlah produk atau kehilangan barang yang tidak sesuai dengan jumlah pesanan. Sehingga meminimalisirkan adanya kerugian bagi bisnis.
2. Proses dalam gudang
Tahap kedua adalah proses dalam gudang ketika barang sudah diterima sebelum dikirimkan ke pelanggan. Proses ini meliputi:
Penyimpanan: Barang disimpan di lokasi yang telah ditentukan dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan dan diambil.
Picking: Proses pengambilan barang dari lokasi penyimpanan untuk memenuhi pesanan pelanggan.
Packing: Barang yang telah di-picking kemudian dikemas sesuai dengan jenis barang dan jumlah yang dipesan.
Pemeriksaan Kualitas Kembali: Barang yang telah dikemas diperiksa kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam proses picking dan packing.
Ditahap ini perlu diperhatikan pada kesiapan dari tenaga kerja gudang. Karena terkadang, tidak adanya informasi mengenai pengiriman stok barang dapat terjadi yang membuat perpindahan stok barang menjadi tidak efektif. Itulah mengapa, diperlukan kesiapan tenaga kerja gudang dan penerapan sistem WMS, akan membuat proses quality control dan pergerakan stok barang dalam gudang dapat menjadi terhambat.
Itulah mengapa Anda, perlu menggunakan WMS pada bisnis Anda.
3. Proses Outbound
Tahap terakhir adalah proses outbound. Dimana proses ini, adalah pengiriman produk. Produk yang telah siap akan dikirimkan kepada pelanggan. Proses ini meliputi:
Pembuatan Dokumen Pengiriman: Dokumen pengiriman dibuat berdasarkan pesanan pelanggan dan data barang yang telah di-packing.
Pengiriman Barang: Barang yang telah dikemas dikirimkan ke pelanggan menggunakan jasa pengiriman yang sesuai.
Pembaruan Data: Data pengiriman diperbarui dalam sistem manajemen gudang untuk merekam status pengiriman.
Tahap tersebut masih adanya yang melakukan pencatatan stok barang secara manual, yang dapat menimbulkan selisih stok barang bahkan overselling.
Masalah tersebut akan berdampak pada pengiriman produk ke pelanggan menjadi terhambat. Oleh karena itu, penggunaan warehouse management system perlu digunakan, dengan adanya sistem validasi pesanan, dapat dilakukan pencatatan barang keluar secara akurat dan mampu mencegah terjadinya stok habis. Sehingga mencegah terjadinya kerugian bagi bisnis Anda.
Kesimpulan
Pada akhirnya, memang penggunaan warehouse management system menjadi sebuah kebutuhan yang penting bagi bisnis khususnya bagi Anda yang memiliki jumlah persediaan produk dengan jumlah besar dan membutuhkan manajemen stok barang yang terkontrol seperti bisnis logistik, industri dan manufaktur.
Rigel Perkasa Mandiri selain menyediakan rak penyimpanan, sekarang juga menyediakan sistem manajemen gudang. Jadi Anda tidak perlu bingung mencari rak penyimpanan dan memikirkan manajemen stok barang. Karena di Rigel Perkasa Mandiri Anda akan mendapatkan keduanya. Langsung saya komunikasikan kebutuhan rak mu sekarang, kami selalu siap membantu menangani permintaan Anda.
