Pada saat mengalami lonjakan penjualan, sering kesulitan untuk menentukan jumlah stok yang perlu dipersiakan ? Hal ini sangat wajar, mengingat kondisi tersebut bisa saja berubah sewaktu – waktu akibat faktor sosial maupun ekonomi.
Untuk mengantisipasi hal tersebut, solusinya adalah Anda perlu mengetahui dan menggunakan safety stock agar perhitungan stok Anda sesuai kebutuhan dan optimal. Melalui artikel ini akan dibahas lebih lanjut mengenai pengertian sampai rumus cara memperhitungkannya,
Bagaimana Definisi Safety Stock
Safety Stock (stok pengaman) pada dasarnya merupakan stok tambahan yang disimpan perusahaan untuk mencegah kemungkinan kekurangan stok (stockout) akibat fluktuasi permintaan yang tidak terduga. Dengan mengelola safety stock secara efektif sangat krusial untuk menjaga kelancaran operasi, memenuhi permintaan pelanggan, dan menghindari kerugian finansial.
Para pengusaha umumnya menganggap safety stock sebagai elemen penting dalam menjaga kelancaran bisnis. Penerapan sistem ini, selain membantu untuk mengurangi adanya risiko kekosongan stok, tetapi juga mencengah terjadinya potensi penurunan efisiensi rantai pasok akibat keterlambatan pengiriman dari pemasok.
Di Rigel Perkasa Mandiri, kami paham betul pentingnya manajemen stok ini untuk kelancaran bisnis Anda. Tetapi kenapa Anda harus menggunakan safety stock ? Ini dia alasannya.
Fungsi Safety Stock di Pergudangan
Kehadiran safety stock memberikan beberapa manfaat bagi perusahaan Anda, salah satunya menghindari perusahaan Anda dari berbagai risiko ketidakpastian permintaan dan keterlambatan pasokan produk. Berikut 4 fungsi utama safety stock dalam pergudangan, diantaranya :
- Menjaga Kelancaran Operasional
Salah satu tujuan safety stock adalah untuk memastikan bahwa produk Anda selalu tersedia saat pelanggan menginginkannya. Dengan adanya cadangan stok, proses produksi dan distribusi akan dapat berjalan tanpa adanya hambatan, meskipun jika nantinya ada kemungkinan keterlambatan pengiriman dari pemasok. Jadi Anda dapat meminimalisirkan risiko kehabisan stok dan perusahaan Anda dapat menjaga kelancaran operasional sekaigus menjaga tingkat layanan kepada pelanggan.
Pelanggan akan lebih puas jika pesanan mereka akan selalu terpenuhi tepat waktu, dan hal ini akan meningkatkan loyalitas pelanggan serta reputasi merek Anda.
- Memungkinkan Respon Cepat Terhadap Perubahan Pasar
Pasar bisnis sangat dinamis. Perubahan mendadak dalam persaingan, peluncuran produk baru oleh kompetitor, atau perubahan kebijakan pemerintah bisa mempengaruhi permintaan secara signifikan. Safety stock memberikan fleksibilitas bagi perusahaan untuk bereaksi cepat. Misalnya, jika ada peluang pasar baru yang muncul dan membutuhkan pasokan produk segera, safety stock bisa langsung digunakan untuk memanfaatkan peluang tersebut tanpa harus menunggu siklus pengadaan normal. Ini membantu perusahaan tetap kompetitif dan adaptif.
- Melindungi dari Ketidakpastian Pasokan
Selain ketidakpastikan permintaan, fungsi ketiga dari adanya safety stock di pergudangan adalah untuk melindungi perusahaan Anda dari ketidakpastian pasokan. Bayangkan saja jika Anda sudah merencanakan pesanan dari pemasok dengan rapih, tetapi kemudian terjadi hal diluar prediksi Anda. Seperti mengalami permasalahan pada produksi, pengiriman tertunda karena cuaca buruk, pemogokan pekerja atau bahkan masalah di bea cukai.
Semua itu dapat menyebabkan bahan baku atau produk jadi yang Anda butuhkan tiba di gudang menjadi lebih lambat dari perkiraan. Tanpa adanya safety stock, keterlambatan bagi sebagian perusahaan jika terjadi dapat menjadi hal yang fatal. Anda jadi tidak bisa memenuhi pesanan pelanggan karena produksi belum tiba.
Disini lah peran safety stock sebagai penyangga waktu, untuk memastikan bahwa meskipun terdapat penundaan dari pemasok, tetapi operasional bisnis Anda tetap berlanjut dan tidak akan berhenti. Jadi Anda dapat menjaga kelancaran operasional dan memenuhi ketepatan waktu yang Anda komitmenkan kepada pelanggan.
- Mengurangi Risiko Biaya Tambahan
Tanpa safety stock, ketika terjadi kehabisan stok mendadak (karena permintaan melonjak atau pasokan terlambat), perusahaan seringkali terpaksa mengambil tindakan darurat yang berujung pada biaya ekstra. Safety stock berfungsi sebagai “bantalan finansial” yang mencegah atau meminimalkan kebutuhan akan tindakan-tindakan seperti biaya pengiriman kilat, biaya produksi lembur pekerja, atau biaya kehilangan penjualan karena kehabisan stok.
Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Perhitungan Safety Stock
Jumlah safety stock yang ideal tidak sama untuk setiap produk atau setiap gudang. Beberapa faktor kunci yang perlu dipertimbangkan meliputi:
- Tingkat Layanan yang Diinginkan (Service Level): Ini adalah persentase waktu Anda ingin dapat memenuhi permintaan dari stok. Semakin tinggi tingkat layanan yang diinginkan (misalnya, 99%), semakin besar safety stock yang Anda butuhkan.
- Variabilitas Permintaan: Seberapa sering dan seberapa besar permintaan produk dapat berubah-ubah. Produk dengan permintaan yang sangat tidak stabil membutuhkan safety stock lebih besar.
- Variabilitas Lead Time (Waktu Tunggu Pasokan): Seberapa tidak menentu waktu yang dibutuhkan pemasok untuk mengirimkan barang. Jika lead time sering terlambat atau bervariasi, safety stock yang lebih tinggi diperlukan.
- Akurasi Prakiraan (Forecast Accuracy): Seberapa akurat prediksi permintaan Anda. Semakin tidak akurat prakiraan, semakin besar kebutuhan akan safety stock.
- Biaya Penyimpanan (Holding Costs): Biaya yang terkait dengan menyimpan inventaris (ruang gudang, asuransi, depresiasi). Ini perlu dipertimbangkan agar tidak menyimpan safety stock terlalu banyak.
- Biaya Kekosongan Stok (Stockout Costs): Potensi kerugian akibat kehabisan stok (kehilangan penjualan, hilangnya pelanggan, biaya ekspres).
Kesimpulan
Penjelasan mengenai safety stock, dapat disimpulkan bahwa safety stock (stok pengaman) adalah faktor penting dan strategis dalam manajemen pergudangan. Ini bukan sekadar stok cadangan, melainkan buffer atau bantalan yang dirancang khusus untuk melindungi bisnis dari ketidakpastian yang tak terhindarkan dalam rantai pasokan.
Sebab fungsi utama dari adnaya safety stock adalah untuk menjaga kelancaran operasional dan ketersediaan produk di tengah fluktuasi permintaan yang tidak terduga. Tanpa adanya safety stock, risiko akan kehabisan stok (stockout) akan meningkatkan dengan drastik dan hal itu akan berujung pada kehilangan penjualan atau keuntungan, gangguan operasional sampai penurunan kepuasan atau loyalitas pelanggan.
Ingin Optimalkan Safety Stock Pergudangan Anda?
Jangan biarkan ketidakpastian menghambat profitabilitas bisnis Anda. Konsultasikan kebutuhan manajemen inventaris dan pergudangan Anda dengan Rigel Perkasa Mandiri.
Hubungi Rigel Perkasa Mandiri sekarang untuk solusi pergudangan yang lebih efisien dan tangguh!
